【保存版】「なぜその書類が必要？」を語れるか。添付書類の“真の役割”を知れば、迷いは消える

はじめに：なぜ「趣旨」を知る必要があるのか？

「前件の印鑑証明書を、後件でも使えますか？」

「この書類、原本還付できますか？」

こうした実務の悩みにぶつかった時、答えを導き出すヒントは全て「書類の趣旨（目的）」にあります。

趣旨が同じなら使い回せるし、違うなら使い回せない。とてもシンプルです。

まずは、我々が行う「嘱託登記」の主要メンバーたちの顔ぶれと役割を見てみましょう。

1. 嘱託登記の「スタメン」書類とその趣旨

官公署が嘱託する場合、書類の役割は以下のように整理されます。

（１）登記原因証明情報

• これ何？： 売買契約書、抵当権解除証書など。
• 趣旨： 「登記原因の真実性の確保」
• ざっくり言うと： 「口約束じゃなくて、本当に売買や解除があった証拠を見せてください」ということ。

（２）登記承諾書

• これ何？： 地権者（義務者）の実印が押された「登記承諾書」。
• 趣旨： 「義務者の真意の確認」
• ざっくり言うと： 嘱託登記は役所が単独で行います。だから、「勝手にやるんじゃなくて、地権者も納得してますよ」という同意の証が必要です。

（３）承諾書の印鑑証明書

• これ何？： 承諾書にセットでつける印鑑証明書。
• 趣旨： 「作成の真正を担保する」
• ざっくり言うと： 「この承諾書に押されたハンコ、100均の三文判じゃないよね？ 本物の実印だよね？」という、書類（紙）が本物であることの証明です。

（４）住所証明書

• これ何？： 住民票、法人登記事項証明書など。
• 趣旨： 「虚無人名義の登記の防止」
• ざっくり言うと： 架空の人物（幽霊）や、存在しない会社に登記をしてしまうのを防ぐため、「実在する人です」と証明します。

2. （参考）一般の「申請」で必要な書類

比較として、銀行や個人が行う「共同申請」の場合も見てみましょう。嘱託登記とは少しニュアンスが異なります。

（１）登記識別情報（権利証）

• 趣旨： 「本人確認（なりすまし防止）」
• ざっくり言うと： 「パスワード（識別情報）を知っている＝本人に違いない」。登記手続き固有の最強の本人確認ツールです。※役所の嘱託登記では、官公署の信用があるため、これは原則不要（省略）とされています。

（２）印鑑証明書

• 趣旨： 「申請意思の確認」
• ざっくり言うと： 「実印を押して印鑑証明書を出せる＝本気で登記を申請するつもりがある」。一般的な本人確認・意思確認の手段です。

3. 実践：迷った時の「思考プロセス」

なぜこの知識が重要なのか。それは「応用問題」を解くためです。

例えば、「A登記で使った書類を、B登記でも援用（使い回し）できるか？」と迷った時、以下のように考えます。

思考例：相続の遺産分割協議書につけた印鑑証明書を、その後の抵当権設定で使えるか？

1. 遺産分割協議書の印鑑証明書
   • 趣旨：協議書という「文書の真正（本物であること）」を証明するため。
2. 抵当権設定の印鑑証明書
   • 趣旨：抵当権を設定する「申請意思（本気度）」を確認するため。

結論：

「文書の証明」と「意思の確認」。

趣旨（目的）がズレているため、援用できない（使い回せない）！

（※昭和32年民甲1220号通達など）

このように判断できます。

まとめ：書類の「性格」を知ろう

書類一枚一枚には、必ず「法務局がそれを求める理由」があります。

• 真実を知りたいのか？（原因証明）
• 本人の意思を知りたいのか？（承諾書・印鑑証明）
• 実在するか知りたいのか？（住所証明）

マニュアル通りの事務作業から一歩抜け出し、「この書類の趣旨はなんだっけ？」と考える癖をつけてみてください。

きっと、今まで見えなかった「登記のロジック」が見えてくるはずです。