用地課の皆さん、お疲れ様です。
令和6年4月1日から不動産登記のルールが変わり、「外国人のローマ字氏名併記」が原則必要になりました 。 しかし、我々が行う「代位登記」「嘱託登記」において、パスポートを預かるのが困難な場合もあるかもしれません。
その場合の解決方法について解説します。
結論：条件を満たせば「ローマ字なし」で登記可能です
結論から言います。 以下の条件に当てはまる場合、無理にローマ字氏名を併記する必要はありません（カタカナ・漢字のみでOK）。
- 代位登記 または 嘱託登記 であること。
- 対象の外国人が、日本の住民基本台帳（住基ネット）に記録がないこと 。
- 代位者が、パスポート等の「ローマ字を証明する書面」を入手するのが困難であること 。
「原則はローマ字必須だけど、行政の実務上どうしても無理なら免除するよ」という通達が出ています。安心してください。
解説：根拠となる「条文」と「通達」
まず、原則を知らなければ例外は主張できません。
1. 【原則】ローマ字氏名の併記
▼ 根拠法令：不動産登記規則 第158条の31第1項
（ローマ字氏名の併記）
第158条の31 次の各号に掲げる登記を申請する場合において、当該各号に定める者が日本の国籍を有しない者であるときは、当該登記の申請人は、登記官に対し、当該各号に定める者の氏名の表音をローマ字で表示したもの（以下この款において「ローマ字氏名」という。）を申請情報の内容として、当該ローマ字氏名を登記記録に記録するよう申し出るものとする。
実務での翻訳： これまで、外国人の名前はカタカナ表記のみでした。しかし、改正により、原則として「ローマ字」も登記記録に記録しなさい、という義務が課されました。これは、我々が行う嘱託登記であっても同様に適用されます 。
2. 【例外】現場を守る「民二第552号通達」
しかし、ローマ字の証明書を入手するのが困難な場合も考えられます。そこで法務省が出した「助け舟」がこの通達です。この通達で「住基に載っていない（＝マイナンバー等で追えない）外国人」かつ「本人から書類をもらえない状況」に配慮し、この例外規定を設けました 。
【根拠通達】令和6年3月22日付 法務省民二第552号通達 第２部第2の3(1)イ
なお、代位により前記(1)に掲げる登記（所有権の保存若しくは移転の登記、氏名の変更の登記等の所有権に関する登記）を申請する場合
その他の前記１(1)ア及びイに定める者（所有権の登記名義人となる者又は所有権の登記名義人）以外の者が前記１(1)に掲げる登記（所有権の保存若しくは移転の登記、氏名の変更の登記等の所有権に関する登記）を申請する場合において、
前記１(1)ア及びイに定める者（所有権の登記名義人となる者又は所有権の登記名義人）が住民基本台帳に記録されていない外国人であるためこのイに定める書面（『旅券の写し又は上申書』）の提出が困難であるときは、例外的に登記申請に伴うローマ字氏名併記の申出をしないこととして差し支えない。
外国人地権者の「ローマ字併記」判断フローチャート
地権者が「外国人（自然人）」である場合、以下のフローに従って必要書類を判定します。
Start：その外国人は、日本の「住民基本台帳」に載っていますか？
➡ YES（日本在住・住基ネットあり）の場合
- 結論：ローマ字併記が必須です。
- 必要書類：「ローマ字氏名入りの住民票」
- パスポートのコピーは原則不要です。
- 住民票にローマ字が入っていない場合、本人が市区町村窓口で併記の申し出をする必要があります。
➡ NO（海外居住など・住基ネットなし）の場合
ここで、相手（地権者）との関係性によって道が分かれます。
分岐点：相手から書類（パスポート等）の提供を受けられますか？
🅰 ルート：協力が得られる（任意買収・契約時など）
原則通り、ローマ字併記を申請します。 以下の（ア）または（イ）の書類を徴求してください。
（ア）パスポート（旅券）を持っている場合 以下の3条件をすべて満たす「パスポートの写し」が必要です。
- 有効期限内であること
登記嘱託の受付日において有効なものに限ります 。- 必要なページが揃っていること
「ローマ字氏名」「有効期間」「写真」が表示されているページの写しが必要です 。- 「原本証明」と「署名（サイン）」があること
コピーの余白等に「原本と相違ありません」という記載が必要です 。 その横に、地権者本人の署名（サイン） または 記名押印 が必要です 。
（イ）パスポートを持っていない場合
以下の内容が書かれた「上申書」を作成してもらい、本人の署名（または記名押印）をもらってください。
- ローマ字氏名
- そのローマ字氏名が本人のものであること
- 現在、旅券（パスポート）を所持していないこと
🅱 ルート：入手困難（非協力・代位登記・嘱託登記）
ここで「伝家の宝刀（例外規定）」を使います。
以下の要件を満たす場合、ローマ字併記の申し出を「しない」ことができます(令和6年3月22日付 法務省民二第552号通達 第２部第2の3(1)イ)。
- 手続きが「代位登記」または「嘱託登記」であること
- 上記(ア)(イ)の書面の提出が困難であるとき
【実務アクション】 嘱託書にはローマ字を書かず、カタカナ等の氏名のみ記載します。
ここが「落とし穴」です！
1. パスポートのコピーは「ただのコピー」じゃダメ
一番やりがちなミスが、契約の時に「パスポートのコピーとっておいて」とだけ伝えて、「本人による原本証明サイン」を忘れることです。 ルート🅰（ア）の③にある通り、コピー用紙の上に「本人の自筆サイン」がないと、登記所は受け取ってくれません 。 後から郵送でやり取りするのは大変なので、対面契約の場や郵送契約のセットの中に、必ずこの手続きを組み込んでください。
2. 「困難」の判断は慎重に
ルート🅱（例外）は、あくまで「住基ネットに載っていない人」限定です。 日本に住んでいる外国人（住基あり）の場合は、どんなに非協力でも「住民票」を取れば要件を満たせるため、「困難」という理由は通用しません。ここを混同しないようにしましょう。
３. 「売買」以外の登記でも必要
用地課だと「所有権移転（買収）」ばかり気にしがちですが、相続登記を代位で行う場合も対象です。 「相続人が外国人だった！」というケースでも、今回の通達（住基になければ省略可）は適用されます 。
まとめ
- 原則： 外国人が名義人になるなら「ローマ字」を入れる 。
- 例外： 「住基なし」かつ「入手困難」な代位・嘱託登記なら、入れなくてOK 。
- 武器： 令和6年3月22日付 法務省民二第552号通達 。
用地買収は「時間との勝負」です。書類が揃わないからといって、そこで止まっていては事業が進みません。 「通達」という武器を正しく使い、自信を持って実務を進めてください。
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